Menu

5 Tanda Bahwa Rapat Kita Tidak Berjalan Dengan Produktif



Rapat merupakan bagian urgen dari bermanfaat tim mana pun. Menyinkronkan pekerjaan secara teratur dengan teman kerja kita, mempromosikan hubungan kerja yang baik dan menolong menyelaraskan tujuan di dalam suatu tim.

Namun, di dunia yang serba cepat ini di mana orang semakin sibuk dan rentang perhatian dangat kurang, waktu merupakan hal yang sangat penting. Dengan seluruh orang yang terburu-buru untuk menjangkau tujuan mereka, urgen untuk bertanya pada diri sendiri sebelum kita mengirim undangan untuk menghadiri suatu rapat. Yang kami maksudkan yakni pertanyaannya berupa apakah pertemuan ini bakal produktif?

Berikut ini, beberapa tanda bahwa rapat yang kita lakukan tidak berjalan secara efisien dan produktif:

Tidak terbelenggu waktu

Rapat yang dilangsungkan berlangsung lama termasuk tidak produktif sebab peserta kehilangan minat setelah beberapa saat, rapat memakan waktu semua orang dan sesudahnya akan menghambat produktivitas. Salah satu tanda terbesar dari rapat yang tidak produktif adalah rapat yang tidak terbelenggu waktu. Baiknya masing-masing pertemuan atau rapat diharuskan mempunyai batas eaktu yang ditentukan sebelumnya untuk itu. Ini akan memberi sinyal untuk semua orang bahwa pertemuan mempunyai waktu akhir yang tegas, dan akan menolong semua orang konsentrasi pada poin-poin penting dalam waktu yang ditentukan tanpa berbelit-belit, pada akhirnya menambah produktivitas.

Tidak ada kegiatan yang jelas

Tanda kedua dari rapat yang tidak produktif adalah tidak adanya kegiatan yang sudah ditentukan. Memiliki topik yang diidentifikasi dengan jelas untuk dibicarakan yang diedarkan sebelum dimulainya rapat meyakinkan bahwa semua orang tetap konsentrasi pada tujuan. Ini menolong untuk menghindari pembiasan yang tidak perlu, yang merupakan bahasan umum mengapa beberapa rapat tidak konklusif. Dan hal ini juga merupakan langkah simpel yang paling menilai arah rapat dan memaksimalkan efisiensi.

Semua tempat

Perencanaan adalah kuncinya! Di samping dari kegiatan rapat, ada beberapa hal kecil yang butuh Anda persiapkan supaya rapat fasih – langsung dari pemesanan ruang berukuran tepat sampai memeriksa dan menyiapkan semua perlengkapan teknologi berfungsi. Mungkin ini akan terlihat seperti masalah sepele, namun apabila terdapat perlengkapan yang tak memadai ketika rapat malah akan membuang-buang waktu berharga semua orang dan menghambat pekerjaan. Di samping itu, memiliki sejawat yang melakukan banyak tugas selama rapat pun menyebabkan gangguan signifikan untuk orang lain.

Tidak adanya keputusan yang dibuat

Kepemimpinan yang kuat adalah tulang punggung dari inisiatif tim mana pun. Ketika menghadiri rapat, butuh ada pemimpin yang jelas yang menunjukkan diskusi. Jika tidak seperti demikian, mungkin akan ada kondisi di mana ada yang berkata – atau semua orang sibuk berbicara sendiri. Bagaimanapun, skenario tidak akan memuncak ke arah yang produktif. Tujuan terbesar dari adanya rapat yaitu untuk menjangkau hasil pada kondisi tertentu, jadi andai ini tidak terjadi, rapat jelas tidak produktif.

Seharusnya e-mail saja

Kadang-kadang, setelah rapat selesai akan membuat Anda merasa bahwa ini ialah kegiatan yang tidak perlu dan buang-buang. Jadi, tanyakan pada diri kita sendiri – mungkinkah hasil pertemuan dijangkau hanya dengan mengirim email? Jika jawaban Anda ialah ya, tim Anda butuh mengevaluasi teknik Anda mengerjakannya. Lagi pula, waktu adalah uang.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *